การวางแผนงาน

การวางแผนงาน

การวางแผน หมายถึง การมองไปข้างหน้า พร้อมกับข้อมูลที่มีการศึกษาค้นคว้า มาเป็นอย่างดี  ซึ่งการวางแผนการจัดการมักจะเป็นบทสรุปของสิ่งที่มีความสำคัญ และเป็นประเด็นที่เกี่ยวข้องกับอนาคตที่ดีขององค์กร และเป็นเป้าหมายในการทำงานทั้งระยะสั้นและระยะยาว

ดังนั้นการวางแผนจำเป็นอย่างมากที่จะต้องมีการพิจารณาถึงทรัพยากรมนุษย์ทั้งด้านกายภาพที่มีอยู่ปัจจุบัน และทักษะความรู้ ความสามารถที่เป็นจุดเด่นของทีมงานหลัก  เพื่อให้การวางแผนงานทุกอย่างสามารถปฎิบัติได้ที่องค์กรคาดหวัง และมีประสิทธิภาพสูงสุด ซึ่งการกำหนดฟังก์ชั่นของการจัดการขั้นพื้นฐาน ซึ่งรวมถึงการกำหนดแผนการบรรลุความสำเร็จอย่างที่องค์กรต้องการภายใต้ทรัพยากรที่มีอยู่

ดังนั้น การวางแผน จึงเป็นสิ่งที่สร้างแรงจูงใจให้มีการคิด รูปแบบ กระบวนการ ของภาระกิจองค์กรอย่างเป็นระบบ และสามารถปฎิบัติได้จริง  ”ไม่ใช่การคาดเดา” การวางแผนเป็นกระบวนการตัดสินใจเลือกสิ่งที่ดีที่สุดสำหรับองค์กร และมีการกำหนดรูปแบบการทำงานแบบฟังก์ชั่น ที่แตกต่างกันแต่มีเป้าหมายเดียวกัน

ประโยชน์ของการวางแผน

1. การวางแผนเป็นการกำหนดหรือกรอบการดำเนินงานขององค์การเพื่อให้การดำเนินงานบรรลุวัตถุประสงค์

2. การวางแผนมีส่วนในการลดข้อผิดพลาดในการดำเนินงานมากขึ้น

3. การวางแผนช่วยให้แต่ละแผนกรู้ขอบข่ายและหน้าที่ของตนเอง

4. การวางแผนช่วยลดปัญหาการทำงานที่ซ้ำซ้อนกัน

5. การวางแผนในการปฏิบัติงานสามารถทำให้การทำงานทำได้เร็วขึ้น คือ ประหยัดเวลาและประหยัดทรัพยากรอีกด้วย

6. การวางแผนช่วยให้เกิดกระบวนการควบคุมที่ดีและชัดเจนในแนวทางที่ทุกคนควรปฏิบัติ

7. การวางแผนการดำเนินงานที่ดีสามารถสร้างข้อได้เปรียบในด้านการแข่งขันกับคู่แข่ง

8. การวางแผนมีส่วนช่วยให้ผู้บริหารต้องมีการพัฒนากระบวนการคิด การมองการณ์ไกลตลอดเวลา เพื่อนำพาให้องค์การบรรลุวัตถุประสงค์หรือเป้าหมายขององค์การ

9. การวางแผนทำให้เกิดการระดมสมองจากผู้บริหารหลาย ๆ ฝ่าย ซึ่งจากการพูดคุยปรึกษาหารือกัน ทำให้เกิดมนุษยสัมพันธ์ที่ดีต่อกัน

10. การวางแผนคือการระดมทางความคิด ในทางอ้อมเราอาจจะได้ผู้บริหารหน้าใหม่ที่มีวิสัยทัศน์ที่กว้างไกล

ลักษณะของแผนที่ดี

1. แผนที่ดีต้องสามารถยืดหยุ่นและปรับได้ตามสภาพแวดล้อมที่เปลี่ยนไป

2. แผนที่ดีต้องชัดเจน ง่ายต่อการนำไปปฏิบัติต่อพนักงานทุกคนในองค์การ

3. ก่อนจะเป็นแผนที่ดีนั้น ข้อมูลที่นำมาใช้ในการสร้างแผนต้องเป็นข้อมูลที่เป็นจริงและเชื่อถือได้และผ่านการวิเคราะห์และพิจารณามาเป็นอย่างดี

4. แผนที่ดีต้องสามารถนำไปปฏิบัติและเกิดทั้งประสิทธิภาพและประสิทธิผลต่อองค์การ

5. แผนที่ดีต้องสามารถตอบสนองความต้องการของลูกค้า ในขณะเดียวกันก็ต้องตั้งอยู่บนรากฐานแห่งการปฏิบัติจริงได้

ขั้นตอนในการวางแผนการทำงาน

การวางแผนการทำงานสำหรับองค์กรที่ต้องการมีระบบการบริหารจัดการที่ดี มีขั้นตอนดังต่อไปนี้

1.การกำหนดวัตถุประสงค์

1.1 การวางแผนจำเป็นจะต้องมาจากการะดมสมองจากผู้เชี่ยวชาญในแต่ละสาขาขององค์กร และมีกระบวนการคิดอย่างเป็นระบบ (ไม่ใช่ใครเสียงดัง ใครตำแหน่งใหญ่ ก็พูดอยู่คนเดียว)

1.2 การวางแผนเริ่มต้นด้วยการตั้งค่าเป้าหมายและวัตถุประสงค์ที่จะประสบความสำเร็จ

1.3 การกำหนดวัตถุประสงค์จะต้องมีความสอดคล้องกับเหตุและผลสำหรับการดำเนินกิจกรรม

1.4 การกำหนดวัตถุประสงค์จำเป็นจะต้องเป็นเรื่องที่ปฎิบัติได้จริง เป็นภาษาที่เข้าใจง่าย ช้ดเจน และมีขอบเขตการปฎิบัติงานที่ชัดเจน สอดคล้องกับศักยภาพของทีมงานหลักหลักต่างๆ และสามารถบ่งบอกถึงทิศทางของเป้าหมายที่จะดำเนินการได้

1.5 การกำหนดวัตถุประสงค์จะต้องมีหน่วยวัด หรือ หน่วยนับในเชิงปริมาณ เช่น มีกำไรเพิ่มขึ้น 30% ภายใน 2 ปี   มีการประกวดระดับชาติและได้รับรับรางวัลชนะเลิศ ภายใน 3 ปี  เป็นต้น

2.การกำหนดการวางแผนอย่างเป็นระบบ

2.1 การวางแผนจะต้องมีสมมติฐานเกี่ยวกับรูปแบบ และเหตุการณ์ที่จะเกิดขึ้นในอนาคต

2.2 ข้อมูลพื้นฐานจะต้องสอดคล้องกับกลยุทธ์กับองค์กร และตอบสนองต่อวัตถุประสงค์ ขององค์กรที่ชัดเจน

2.3 การกำหนดแผนจะต้องมีการกำหนดแนวโน้มความเบี่ยงเบนของแผนขณะที่ได้มีการดำเนินงานจริงๆ และพยามค้นหาสาเหตุของการเบี่ยงเบนเหล่านั้น ด้วยตัวชี้วัดความเสี่ยง และตัวชี้วัดความสำเร็จขององค์กร

2.4 การสร้างจินตภาพ (Scenario Planing) คุณและทีมงานจะต้องมีการสร้างภาพในอนาคตว่าจะเกิดอุปสรรคอะไรบ้าง?  จะแก้ปัญหาด้วยวิธีไหน และอย่างไร?

2.5 การวางแผนจะต้องมีการศึกษาปัจจัยทั้งจากภายใน และปัจจัยภายนอกที่จะมากระทบต่อวัตถุประสงค์ เช่น นโยบายการลงทุน  ความสัมพันธ์ของพันธมิตรกับองค์กร  ปรัชญาในการทำงาน การเปลี่ยนแปลงของสภาวะเศรษฐกิจภายนอก

3. การกำหนดแผนระดับองค์กร จะต้องเป็นที่ยอมรับของทุกหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง

3.1 การกำหนดแผนระดับองค์กรจะต้องเป็นที่ยอมรับของทุกหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง ที่จะต้องมีความเข้าใจเป้าหมายของแผน กระบวนการปฎิบัติงาน  วิธีการเดียวกัน

3.2 การกำหนดวัตถุประสงค์ของแต่ละแผนการจะต้องมีการประเมินข้อดี และข้อเสียภายใต้ทรัพยากรที่มีอยู่ในปัจจุบัน และสอดคล้องกับสถานการณ์

3.3 มีการวิเคราะห์เชิงปริมาณเกี่ยวกับความสำเร็จของแผนที่ชัดเจน กำหนดล่วงหน้า ทุกหน่วยงานยอมรับในเงื่อนไขการวัดเชิงปริมาณ ที่เลือกใช้

3.4 มีการกำหนดหน้าที่ความรับผิดชอบของหน่วยงานที่เกี่ยวข้องกับแผนระดับองค์กรที่ชัดเจน

3.5 มีการระบุตารางเวลาการทำงาน และลำดับขั้นตอนการทำงานที่ชัดเจน เชื่อถือได้

3.6 มีการกำหนดหลักเกณฑ์ของแผน งบประมาณในแต่ละหน่วยงาน ระยะเวลา เป้าหมายความสำเร็จ ฯลฯ ของหน่วยงานที่เกี่ยวข้องทั้งหมด

4. กระบวนการติดตาม/ประเมินผลของแผน

4.1  มีการกำหนดระยะเวลาที่จะติดตามวิธีการปฎิบัติ เป้าหมายที่สำเร็จ ระดับความ

4.2 มีการกำหนดเงื่อนไขที่จะใช้ประเมินผลด้านความเสี่ยง และการเบี่ยงเบนของเป้าหมาของแผนที่กำหนดไว้

4.3 มีขั้นตอนการสร้างความเชื่อมโยงระหว่างแผนและการควบคุมฟังก์ชั่นของแผนที่ชัดเจน

ขอขอบคุณ http://oknation.nationtv.tv/blog/newmanagement/2013/09/12/entry-1